Data dan Manajemen Pengetahuan

1.      MENGOLAH DATA

Pengertian dari pengolahan data atau data processing merupakan manipulasi data ke bentuk yang lebih informative atau berupa informasi. Informasi merupakan hasil dari kegiatan pengolahan suatu data dalam bentuk tertentu yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau suatu peristiwa.

Pengolahan data terdiri dari tiga langkah utama, yakni input, proses (pengolahan), dan output:

Ø  Input : Di dalam langkah ini data awal, atau data input, disiapkan dalam beberapa bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada pengolahan mesin.

Ø  Proses : Pada langkah ini data input diubah, dan biasanya dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan. Langkah pengolahan ini biasanya meliputi sederet operasi pengolahan dasar tertentu.

Ø  Output : Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan. Bentuk data output tergantung pada penggunaan data tersebut unutk pengolahan selanjutnya.

2.      PENDEKATAN BASISDATA

Pendekatan basis data merupakan terkait penyempurnaan kegiatan manajemen data dibandingkan dengan pendekatan tradisional mulai dari pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan, dan penyebarluasan. Adapun kegiatan manajemen data pada pendekatan tradisional adalah sebagai berikut:

ü  Pengumpulan data dalam pendekatan tradisional dikumpulkan dalam file-file yang tidak berhubungan satu sama lain.

ü  Penyimpanan data jauh lebih besar dari yang seharusnya karena terjadinya duplikasi data.

ü  Pemeliharaan data berdasarkan karakteristiknya akan lebih sulit karena banyaknya data dalam file tanpa diketahui hubungannya dengan file lainnya.

ü  Pengelolaan data membutuhkan waktu lama karena masing-masing data berada dalam file-file yang tidak memiliki hubungan.

ü  Penyebarluasan data menjadi lambat karena pengelolaan data yang lama.

3.      SISTEM MANAJEMEN BASISDATA

Sistem Manajemen Basis-Data (Data Base Management System / DBMS) adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan meng-akses basis data dengan cara praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk meng-akomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda. DBMS pada umumnya menyediakan fasilitas atau fitur-fitur yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah, aman, dan cepat. Beberapa fitur yang secara umum tersedia adalah:

• Keamanan : DBMS menyediakan sistem pengamanan data sehingga tidak mudah diakses oleh orang yang tidak memiliki hak akses.
• Independensi : DBMS menjamin independensi antara data dan program, data tidak bergantung pada program yang meng-akses-nya, karena struktur data-nya dirancang berdasarkan kebutuhan informasi, bukan berdasarkan struktur program. Sebaliknya program juga tidak bergantung pada data, sehingga walaupun struktur data diubah, program tidak perlu berubah.
• Konkruensi / data sharing : data dapat diakses secara bersamaan oleh beberapa pengguna karena manajemen data dilaksanakan oleh DBMS.
• Integritas : DBMS mengelola file-file data serta relasi-nya dengan tujuan agar data selalu dalam keadaan valid dan konsisten
• Pemulihan : DBMS menyediakan fasilitas untuk memulihkan kembali file-file data ke keadaan semula sebelum terjadi-nya kesalahan (error) atau gangguan baik kesalahan perangkat keras maupun kegagalan perangkat lunak.
• Kamus / katalog sistem : DBMS menyediakan fasilitas kamus data atau katalog sistem yang menjelaskan deskripsi dari field-field data yang terkandung dalam basisdata.
• Perangkat Produktivitas : DBMS menyediakan sejumlah perangkat produktivitas sehingga memudahkan para pengguna untuk menarik manfaat dari database, misalnya report generator (pembangkit laporan) dan query generator (pembangkit query / pencarian informasi).

Berikut ini disajikan tabel beberapa DBMS yang terkenal

DBMS	Perusahaan
Access	Microsoft Corporation
DB2	IBM
Informix	IBM
Ingress	Computer Associate
mySQL	The MySQL Company
Oracle	Oracle Corporation
Postgres SQL	Postgres
Sybase	Sybase Inc.
Visual dBase	Borland
Visual FoxPro	FoxPro Corporation

4.      DATA WAREHOUSE DAN DATA MART

Apa itu Data Warehouse?

Gudang Data mengumpulkan dan mengelola data dari berbagai sumber untuk memberikan wawasan bisnis yang bermakna. Ini adalah kumpulan data yang terpisah dari sistem operasional dan mendukung pengambilan keputusan perusahaan. Di Gudang Data, data disimpan dari perspektif historis.

Data di gudang diekstraksi dari beberapa unit fungsional. Itu diperiksa, dibersihkan dan kemudian diintegrasikan dengan sistem data warehouse. Data warehouse menggunakan sistem komputer yang sangat cepat yang memiliki kapasitas penyimpanan besar. Alat ini dapat menjawab pertanyaan kompleks apa pun yang terkait data.

Apa itu Data Mart?

Data mart adalah bentuk sederhana dari Data Warehouse. Ini difokuskan pada satu subjek. Data Mart mengambil data hanya dari beberapa sumber. Sumber-sumber ini dapat berupa gudang data pusat, sistem operasional internal, atau sumber data eksternal.

Data Mart adalah sistem indeks dan ekstraksi. Ini adalah bagian penting dari gudang data. Berorientasi pada subjek, dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan kelompok pengguna tertentu. Data mart cepat dan mudah digunakan, karena mereka menggunakan sejumlah kecil data.

Data Mart:

• Fokus: Satu subjek atau bidang organisasi fungsional

• Sumber Data: Relatif sedikit sumber yang terhubung ke satu lini bisnis

• Ukuran: Kurang dari 100 GB

• Normalisasi: Tidak ada preferensi antara struktur yang dinormalisasi dan dinormalisasi

• Jenis Keputusan: Keputusan taktis yang berkaitan dengan lini bisnis tertentu dan cara melakukan sesuatu

• Biaya: Biasanya mulai dari $ 10.000 ke atas

• Waktu Pengaturan: 3-6 bulan

• Data Dimiliki: Biasanya diringkas data

Data Warehouse:

• Fokus: Repositori berbagai sumber data di seluruh perusahaan

• Sumber Data: Banyak sumber eksternal dan internal dari berbagai bidang organisasi

• Ukuran: 100 GB minimum tetapi sering dalam kisaran terabyte untuk organisasi besar

• Normalisasi: Gudang modern sebagian besar didenormalisasi untuk query data yang lebih cepat dan membaca kinerja

• Jenis Keputusan: Keputusan strategis yang memengaruhi seluruh perusahaan

• Biaya: Bervariasi tetapi seringkali lebih dari $ 100.000; untuk solusi cloud, biaya dapat secara dramatis lebih rendah karena organisasi membayar per penggunaan

• Waktu Pengaturan: Setidaknya satu tahun untuk gudang di lokasi; gudang data cloud jauh lebih cepat untuk disiapkan

• Data Dimiliki: Data mentah, metadata, dan data ringkasan

5.      MANAJEMEN PENGETAHUAN

Pengetahuan adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan. Semakin banyak pengetahuan yang dimiliki oleh Stakeholder dari sebuah perusahaan, akan membuat perusahaan tersebut menjadi semakin maju. Knowledge Management dapat membantu perusahaan untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis, masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan dari karyawan perusahaan.  Jika dilihat dari definisinya, Knowledge Management adalah sebuah proses yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan, menyebarkan, dan memindahkan informasi penting dan pengalaman yang merupakan bagian dari organisasi  (Viju Mattew, 2011). Dalam organisasi, terdapat 2 jenis  pengetahuan, yaitu:

1.      Tacit

Pengetahuan yang terdapat dalam diri kita yang belum didokumentasikan. Dalam hal ini Tacit Knowledge dapat menjadi aset yang berharga bagi perusahaan karena Tacit Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman sehari-hari, yang jika dibagikan akan sangat membantu seluruh stakeholder dalam perusahaan untuk mengatasi masalah atau menambah pengetahuan. Contoh dari Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan.

2.      Explicit

Pengetahuan yang bersifat tersirat atau sudah didokumentasikan, sehingga memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. Contoh pengetahuan secara explicit adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.

Dengan adanya kedua jenis pengetahuan tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge Management untuk mengatur pendokumentasian pengetahuan tersebut, sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Hal inilah yang menjadikan Knowledge Management System (KMS) diperlukan oleh perusahaan. KMS adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan bisnis kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan (Marakas, 2010).

Elemen Pokok Knowledge:
1. People
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.
2. Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.
3. Processes
Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.
 

Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen:

Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

ü  Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.

ü  Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

ü  Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

ü  Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

          Untuk mendukung kesusksesan pembuatan dan implementasi dari Knowledge Management diperlukan kerjasama dari seluruh karyawan maupun manajer di dalam perusahaan untuk membangun sharing habit untuk mengisi KM tersebut. Apabila KM diisi dengan baik secara berkala dengan informasi dan pengetahuan baru yang diperoleh karyawan maupun manajer, maka KM akan menjadi efektif untuk digunakan. KM juga dapat mempermudah karyawan baru untuk mempelajari tentang perusahaan karena berisi informasi dari seluruh divisi yang ada pada perusahaan tersebut, serta pengetahuan lain yang berhubungan tidak langsung dengan perusahaan, namun mendukung pengembangan perusahaan, misalnya berbagi pengetahuan tentang teknologi terbaru yang sudah ada di luar negeri, namun belum masuk ke Indonesia. Hal ini dapat menjadi inspirasi perusahaan dalam mengembangkan produk dan jasa, maupun menggunakan teknologi terbaru tersebut sehingga menjadi perusahaan pertama yang membawa teknologi tersebut ke Indonesia.