PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI

1.     PENTINGNYA SISTEM INFORMASI

3 komponen utama Teknologi Informasi:

Sistem informasi didefinisikan secara teknis sebagai seperangkat komponen yang saling berhungan  yang mengumpulkan (atau mengambil), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam suatu organisasi.

Sistem informasi mempunyai peran yang penting dalam kinerja sebuah organisasi. Sistem informasi memberikan banyak keuntungan, dari tugas yang simple seperti proses transaksi pada level operasional sampai ke tugas yang sulit seperti membuat keputusan penting dan kompetitif pada tingkat strategis organisasi. Contohnya, sebelum membuat sebuah keputusan, memiliki informasi yang akurat, valid dan cukup akan mempermudah dalam memprediksi apakah pilihan yang diambil lebih baik daripada pilihan lainnya. Tanpa adanya informasi yang mendukung sebuah keputusan maka keputusan tersebut bukanlah pilihan yang rasional dan sangat beresiko. Hal ini tentu dikhawatirkan akan menyebabkan ketidakstabilan dalam perusahaan. Oleh karena itulah dibutuhkan adanya sebuah sistem informasi sebagai sumber informasi dasar yang valid dan baik yang digunakan sebagai bahan pertimbangan saat pengambilan keputusan dilakukan.

2.     DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ORGANISASI DAN PERANAN SISTEM INFORMASI

Dampak teknologi informasi terhadap organisasi sangat besar. Apalagi di zaman sekarang yang serba canggih, praktis dan cepat respon dituntut oleh banyak orang. Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang. Disamping itu, pekerjaan baik bagi manajer maupun karyawan tidak terbatas oleh ruang dan waktu. Pekerjaan mereka pun dapat dilakukan dalam dunia maya tanpa harus ke tempat kerja langsung, dengan istilah “job virtual”. Contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi.

Peranan system inormasi yaitu dalam tujuan untuk menghasilkan produktivitas: efisien dan efektif. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional dan menunjang manajemen dalam pengembilan keputusan. Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.

-          Menunjang kegiatan bisnis operasional.

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi kegiatan bisnis sehari-hari. Ketkka tanggapan atau respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fingsi bisnis menjadi kritis atau penting.

-          Menunjang untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi dapat mengombinasikan informasi untuk membantu manajer menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih tepat, dan lebih bermakna.

3.     KEUNTUNGAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA ORGANISASI

Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif (keuntungan):

1. Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu perusahaan dengan perusahaan yang lain.

2. Semakin maraknya penggunaan Teknologi Informasi akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

3. Bisnis yang berbasis Teknologi Informasi atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

4. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan perusahaan seperti dalam pengambilan keputusan.

4.     SISTEM INFORMASI UNTUK KEBUTUHAN KOMPETITIF

Manajer perusahaan harus menggunakan sumber daya konsepsual (data dan informasi) dan sumber daya fisik dalam mencapai tujuan strategis perusahaan.
Dalam upaya  system informasi untuk kebutuhan kompetitif, perusahaan harus  menghadapi tantangan bahkan  tekanan-tekanan internal dan eksternal perusahaan. Salah satu pendekatannya adalah bagaimana mengefektifkan potensi sumberdaya yang ada, bisa melalui peningkatan kualitas produk dan layanan kepada pelanggan, maupun melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi.

Sebagai contoh, setelah perusahaan membeli dan menggunakan produk perusahaan A, dan ia memiliki keluhan. Maka, sang konsumen pun dapat langsung menghubungi layanan konsumen dan akan diberi tanggapan tentang produk yang ia gunakan. Feedback dari konsumen yang akan diproses melalui suatu system informasi sangatlah penting bagi perusahaan dalam rangka memperbaiki dan berusaha menggaet/ mempertahankan konsumen setia. System informasi sangat dibutuhkan dalam hal bersaing. Perusahaan harus memanfaatkan system informasi sebaik dan semaksimal mungkin agar tidak terkalahkan oleh perusahaan competitor.

5.     STRATEGI KOMPETITIF DAN SISTEM INFORMASI STRATEGI

Dalam menghadapi kompetisi realitasnya, perusahaan harus mengerahkan semua siasat yang  ia punya untuk tetap mempertahankan eksistensi dan menerobosi pasar global. Adapun strategi menggunakan sistem informasi secara umum yang dapat mencapai keunggulan kompetitif perusahaan dalam operasionalnya, yaitu:

• Biaya Kepemimpinan/ Manajemen yang Rendah

Menggunakan  sistem informasi untuk membuat produk dan jasa pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan kualitas dan pelayanan. Contoh: Walmat bisnis ritel di Amerika Serikat, dimana Walmat selalu menjaga barang tetap murah dan rak barang dagangan yang tetap terisi dengan menggunakan sistem ulang berkelanjutan untuk memberi informasi kepada pemasoknya untuk pengisian ulang barang dagangan setelah konsumen membayar barang belanjaannya di kasir, kemudian konter kasir mengirimkan data transaksi pembelian ke computer pusat perusahaan Walmart. Dengan adanya sistem ini Walmart tidak perlu lagi mengeluarkan banyak uang untuk  memelihara gudang penyimpanan barang berkapasitas besar. Contoh ini merupakan sistem tanggapan pelanggan yang efisien karena secara langsung menghubungkan antara konsumen kepada distribusi dan produksi serta rantai persediaan.

• Diferensiasi produk

Menggunakan sistem informasi untuk membedakan produk, mengadakan produk dan jasa baru. Contoh:

– Google secara terus-menerus memperkenalkan jasa pencarian unik dan baru pada lokasi webnya, seperti Google Maps

– Paypal, suatu sistem pembayaran elektronik, di 2003, e-Buy membuat pelanggan mudah untuk membayar.

– Appel menciptakan iPod, suatu musik digital yang unik, musik online dapat dibeli dari $. 69 sampai $ 1.29.

Dari ketiga contohnya diatas jelas bisa kita lihat bahwa sejumlah perusahaan melakukan diferensiasi produk yang mengembangkan produk ataupun jasa berbasis Teknologi Informasi yang sulit ditiru pesaingnya, atau butuh waktu lama untuk dapat menirunya.

• Fokus pada peluang pasar

Menggunakan sistem informasi untuk memungkinkan strategi yang fokus pada peluang pasar atau spesialisasi dan menargetkan pasar lebih baik dari pesaing. Contoh: Sistem informasi mendukung strategi  dalam memproduksi dan meneliti data untuk penjualan yang dibuat oleh pemasaran. Perusahaan dengan menggunakan sistem informasi untuk meneliti pola pembelian dan pilihan sehingga mereka secara efisien membuat iklan ke target pasar jauh lebih kecil. Data datang dari bidang sources-credit kartu transaksi, data demographic, data pembelian dan data di kumpulkan ketika orang-orang mengakses dan saling berhubungan dengan lokasi web. Perangkat lunak menyimpulkan aturan untuk pengambilan keputusan. Analisa data memasarkan dan menciptakan pesan pribadi yang didasarkan pada pilihan berbeda dari yang lain. Kartu kredit Perusahaan bisa menggunakan strategi ini untuk meramalkan mana yang  paling menguntungkan. Perusahaan mengumpulkan jumlah data tentang konsumen yang membeli dan perilaku lain dan mengidentifikasi risiko kredit baik atau jelek.

• Kedekatan pelanggan dan pemasok

Menggunakan sistem informasi untuk mengembangkan hubungan kuat dan kesetiaan pelanggan dan pemasok. Contoh: ketika kita belanja di Lawson, maka pelayanan otomatis mesin atau penjaga toko tersebut akan menyapa kita “ selamat datang kakak,selamat berbelanja” ini merupakan salah satu strategi yang digunakan Lawson untuk memperkuat keakraban dengan pelanggan.